4.2 在档案形成及归档的基础上，按其文件属性及管理功能分三个层次建立生态公益林建设档案信息系统。
    4.2.1 建立综合档案信息子系统。将归档的技术文件资料,按照本规范5.2节规定，进行大纲系统分类，按统一的档案系统管理模块输入电脑，组建综合档案信息子系统。要求综合档案信息子系统具有档案信息外理、分类管理和检索查询等功能，并为开放性的网络版，能够联网实现远程档案信息快速交流和资源共享。
    4.2.2 建立数据库档案信息子系统。将森林资源调查、生态公益林规划设计、区域界定等有关信息，以经营小班为单位按统一的数据库管理模块，逐一输入电脑，建立县级生态公益林资源数据信息库。内容包括详细的森林资源调查因子、生态公益林建设规划设计、营林管护措施、以及区划界定和工程建设责权利等。数据库档案信息子系统必须具备检索查询、筛选排序、分类汇总、统计分析、图表绘制、动态模拟、超级链接等基本功能。
    4.2.3 建立地理档案信息子系统。统一使用MapInfo作软件平台，分别建立省、县二级地理档案信息系统。县级地理档案信息子系统以1：10000比例尺地形图为底图，绘制乡镇、村庄和小班界线，并录入森林资源小班调查因子，绘制县级森林资源分布电子图。并在此基础上以小班为单位录入数据库档案信息和有关的综合档案信息，使地理空间同步链接对应的小班属性档案信息，建立规范完整、直观明了的地理档案信息系统。省级地理信息系统以1：25万地形图为底图，将森林资源调查小班进行归并后绘制电子图，链接相关的数据库信息和综合档案信息，建立省级生态公益林档案地理信息系统。
    4.3 档案信息系统的维护。 档案信息系统维护包括添加新形成的档案信息和更新数据库原有数据信息二个方面。凡在生态公益林建设活动中新形成的归档文件资料，均应按其发生时序及时添加录入管理系统，或更新原数据库中的档案信息。并及时统计分析工程建设、资源状况和环境信息的动态变化。每年度必须将更新后的档案信息录制成数据库软盘（或光盘）存档备查。
    4.4 档案信息的输入实现双轨制作业。确保输入的档案信息正确无误。
    4.5 为了保证档案信息在传递过程中不被窃听和修改，档案管理员应根据有关规定及时对输入系统的档案信息加密，限制修改和访问权限。

5 档案信息管理和利用
    5.1 归档后的档案信息，应及时进行分类、编目、登记和必要的加工整理。档案人员应根据大纲分类，编制目录、卡片、索引等检索工具，积极有效地开展档案信息利用工作。
    5.2 档案信息必须分类保管或组建分类系统。生态公益林档案信息参照下列省林业局统一的分类大纲进行分类编号。编号力求简单明了。大纲使用英文字母，编号一律使用阿拉伯数字。
    A 综合类
    B 资源调查和区划
    C 森林保护
    D 营造林及检查验收
    E 国营场圃
    F 资源利用及林政管理
    G 科研教育和效益监测
    H 附属工程建设
    I 仪器设备
    （详见附件B《档案类目设置及保存期限参考表》）
    5.3 县级林业部门应建立专用的档案库房。库房要求通风、干燥、坚固，有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和污染等安全措施。电脑应配置足够档案管理运行的硬件、软件设备，并有专人维护与管理。
    5.4 根据工作需要建立健全档案信息的借阅制度。按不同密级履行不同的批准手续。联网的档案信息应设置严格的安全控制系统，保证网络安全。并根据档案信息的不同密级限制访问权限，对不同层次的领导（或管理人员）实现分层开放、信息共享。
    5.5 任何单位和个人在利用互联网查阅档案信息时，必须遵守有关协议、保障档案信息系统的运行安全和信息安全，自觉抵制各种违法行为。如有违法活动，依照国家有关法律法规查处。（详见：《全国人大常委会关于维护互联网安全的决定》2000年12月28日第九届全国人民代表大会常委会第十九次会谈通过）。

6 档案信息的鉴定和销毁
    6.1 档案信息的过期鉴定要在单位技术负责人的领导下进行。由有关专业科技人员和档案工作人员组成鉴定小组，按有关规定和标准，对已过保管期限的档案信息进行鉴定，及时把失去保存价值的档案资料剔出销毁，并相应地删除电子档案信息。
    6.2 销毁档案必须造具清册，经单位领导审查批准，并报送主管部门备案。销毁时应指定监销人，防止失密。

7 附则
    7.1 本规范自公布之日起执行。过去有关规定与本规范有抵触的以本规范为准。
    7.2 本规范适用于本省不同层次的生态公益林建设档案信息管理。其它林业重点工程建设档案管理可参照执行。